Før du kan avslutte et regnskapsår, må nytt regnskapsår være opprettet. Det er også viktig at kontoer som benyttes av avslutningsprosessen, finnes i kontoplan. Se avsnittet ovenfor.
Ved avslutning blir det kalkulert et overskudd eller underskudd basert på differansen mellom eiendeler og gjeld. Dette beløpet blir postert som et siste bilag i regnskapsåret som avsluttes med konto «Opptjent egenkapital som debet eller kredit, og konto for «Årets overskudd / underskudd» som motkonto.
Utgående balanse blir alltid opprettet i året som avsluttes, og Inngående balanse i neste regnskapsår.
I regnskapsåret som avsluttes, blir det opprettet et bilag nr. 999999 som viser utgående balanse på kontoene av typen Anleggsmidler, Omløpsmidler, Egenkapital, Langsiktig- og Kortsiktig gjeld. Om du fører regnskapet med reskontro, vil det også finnes en linje pr. kunde (på kto. 1500) og leverandør (på kto. 2400) hvor balansen er forskjellig fra kr. 0,00.
Dette billaget skal ha kr. 0,00 som «Balanse», som viser at summen av alle debet-postene er lik summen av alle kredit-postene.
Tilsvarende blir det opprettes et bilag nr. 0 på det nye regnskapsåret med de samme beløpene, men med motsatt debet/kredit.
For å utføre årsavslutningen, gjør du som følger
•Gå inn på fanen «OPPSETT» og klikk på «Regnskapsår».
•Velg året som skal avsluttes i listen. (markert med pil i bildet under)
•Klikk på knappen «Avslutt år», som nå bør være aktiv.
|
•Et vindu dukker opp som gir informasjon om hva som vil skje.
•Om du har et over- eller underskudd, bør du sørge for å postere dette mot nettoformuen.
•Kryss av for at du vil «Disponere årets over-/underskudd».
•Velg konto som skal benyttes for Kreditering og Debitering. Alphareg velger selv hvilke som er aktuelle ut fra om årsresultatet er positivt eller negativt. Det vil være en konto av typen «Nettoformue» og en av typen «Overføringer og disposisjoner». Normalt 2050 og 8960.
•Om aktuelle konti ikke finnes, klikker du «avbryt» og oppretter disse i kontoplan. Se avsnittet «Opprette nytt regnskapsår» for hvilke konti som må finnes.
•Om du har gjort endringer i kontoplanen etter at nytt år ble opprettet, krysser du også av for «Kopier kontoplan til nytt år». Manglende konti i det nye regnskapsåret blir da kopiert over.
•Klikk «OK»
•En dialog som viser resultatet av jobben vil vises.
 |
•Klikk OK, og verifiser at året er markert med «Regnskap avsluttet».
•Legg merke til at så lenge det bare finnes ett åpent regnskapsår, kan dette året åpnes på nytt for endringer.
•Gå til fanen «REGNSKAP» og verifiser at både bilag 999999 «Utgående balanse» for året som ble avsluttet, og at bilag 0 «Inngående balanse» på siste år viser «Balanse» som 0.00.